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Básico

Microsoft Excel Básico

Artigo

 

Planilhas Eletrônicas

Definições e Conceitos

A definição dada para planilha, mais próxima do significado na informática, encontramos no Aurélio:

"Folha impressa, padronizada, em cujas colunas se registram os cálculos de levantamentos topográficos."

Genericamente, diremos que planilha é qualquer tipo de tabela. Observe a planilha de vendas (TELA DO EXCEL DA MICROSOFT) de uma lanchonete. Ela, como toda tabela, é composta de linhas e colunas. Os exemplos serão apresentados no excel, tendo em vista que a maior parte dos das empresas utiliza o Excel e, consequentemente, os cursos de planilha, são cursos de Excel. No exemplo, cada linha representa um produto da lanchonete, com a relativa quantidade vendida.


Curso Básico de Excel - Exemplo 1

 

A partir de dados como estes, lançados na planilha, podemos gerar gráficos e relatórios. Tarefa que antes do computador era a base de lápis, borracha, folhas de papel e calculadora.

Uma outra aplicação: imagine um professor, que dá aulas no curso de Excel de um colégio, que deva lançar as notas dos alunos e calcular as respectivas médias.


Curso Básico de Excel - Exemplo 2

 

No exemplo, deve-se somar a 1ª e 2ª notas e dividir por 2 para obter a média. Como esta, muitas tabelas envolvem contas para seu preenchimento. Essas são nosso principal alvo.

 

 

Os softwares aplicativos que permitem a automatização destes cálculos de tabelas (como o Excel), são conhecidos como Planilhas Eletrônicas (existem outros, concorrentes do Excel,mas ele é o mais popular).

Esses softwares costumam apresentar na tela do computador uma planilha em branco, onde cada coluna e cada linha tem uma forma de ser identificada: usualmente as colunas são representadas por letras, enquanto que as linhas por números.

Aqui, assinalamos a coluna B (figura da esquerda) e a linha 4 (figura da direita):

 

Curso Básico de Excel - Coluna

 

 Curso Básico de Excel - Linha

 

Observe que os dados são inseridos (digitados) na planilha do Excel, dentro de pequenos retângulos, que são denominados células.

 

Curso Básico de Excel - Célula

 

A figura ilustra a célula B4 (significa "entroncamento" da coluna B com linha 4).

Cada célula possui um nome que é a composição do nome da coluna (no exemplo, a célula destacada está na coluna B), seguido do nome da linha (a célula destacada está na linha 4).

Portanto, no exemplo da planilha Excel à direita, temos destacada a célula B4.

 

 

Voltando ao exemplo das notas: caso a 1ª nota seja x e a 2ª nota y, podemos dizer que a média será (x+y)/2. Lembrando um pouquinho da matemática, x e y são as chamadas variáveis; isto porque seus valores podem mudar.

Por exemplo, qual seria a média se x, a 1ª nota, valesse 8 e y, a 2ª nota, valesse 6?
Fazendo as substituições, obteremos 7 como valor da média.

Numa planilha eletrônica, as variáveis ao invés de serem representadas por x ou y, são representadas pelo nome da célula onde colocaremos seus valores. Assim, para calcular a média da aluna Maria, poderíamos escrever a fórmula (B5 + C5) / 2. Isto porque a 1ª nota da Maria ocupa a célula B5 e a 2ª, a célula C5.

A vantagem é que um professor poderá programar uma planilha em 2011 e nos anos subsequentes, 2012, 2013, ..., apenas trocar as notas, pois as médias serão calculadas e apresentadas automaticamente.

Compreendida a praticidade deste software aplicativo, caso do Excel da Microsoft, dá para entender porque em 1978 o VisiCalc (primeira planilha eletrônica lançada no mercado), praticamente, foi o responsável por todo o desenvolvimento da indústria de microcomputadores. As pessoas não precisavam aprender a programar, bastava aprender a usar um software, já pronto. Depois do VisiCalc, o software de planilha eletrônica que mais fez sucesso foi o 123, desenvolvido pela Lotus. O sucesso foi tal, que praticamente todos os concorrentes incorporaram em seus softwares comandos iguais aos do 123 (a exemplo do Excel). Desta forma, conseguiriam vender seu produto para usuários do 123. É o caso do Quattro e do Excel.

 

 

A Planilha Eletrônica na Tela do Computador

Normalmente, as planilhas eletrônicas oferecem a possibilidade de trabalharmos com inúmeras linhas e colunas que, obviamente, faz com que não consigamos visualizar a planilha inteira na tela do computador.

Curso Básico de Excel - Planilha na Tela

Tente imaginar uma planilha com mais de 16.000 colunas e mais de 1.000.000 linhas (acredite, tem gente que consegue utilizar quase todas elas).

A tela do computador funciona como uma janela que pode ser deslocada pela planilha. Assim, você só poderá visualizar uma parte da planilha por vez.

No Curso Básico de Excel, que é interativo, você terá oportunidade de verficar este modo de funcionar. Só não tente preencher toda a planilha sem antes fazer um curso de digitação ....

 

 

A Entrada de Dados

Curso Básico de Excel - Exemplo 3

Como o principal objetivo de uma Planilha Eletrônica é fazer cálculos, este tipo de software precisa distinguir entre 3 padrões de dados:

  1. número
  2. texto
  3. fórmula

Veja a planilha Microsoft Excel à direita...

Número

Na planilha, os valores 15.000, 32.000, 21.000, foram digitados nas células B4, B5 e B6, respectivamente. Calculando-se 5% (por exemplo) sobre eles, teremos as comissões dos corretores. Como a planilha fará cálculos com estes dados, eles são do tipo número.

Texto (ou label)

Você precisará inserir cabeçalhos, nomes e outros textos. Observe os cabeçalhos e os nomes. O software não fará cálculos com eles. Portanto, são dados do tipo texto (ou label).

Fórmula

Para que a planilha calcule automaticamente a comissão de cada corretor, temos que inserir uma fórmula. No exemplo, a comissão corresponde a 5% do valor da venda. Na célula C4 foi digitado 5/100*B4. Se informarmos ao programa que 5/100*B4 é uma fórmula (e não um texto), será apresentado o resultado do cálculo.

 

 

Operações com Faixas de Dados

Entendemos por faixa ou faixa de dados ou ainda range, qualquer retângulo destacado na planilha. No Excel, a faixa de dados é análoga ao bloco nos editores de textos, como no Word. As faixas costumam ganhar nomes, compostos dos nomes de duas células que formam a extremidade de uma das diagonais do retângulo.


Curso Básico de Excel - Faixas ou Ranges

 

A faixa destacada na figura da planilha Excel é a faixa B4..C6.

Uma planilha eletrônica típica, inclusive o Excel, deve permitir as seguintes operações com faixas

 

  • Apagar
    Você pode apagar um trecho da planilha. Normalmente, uma faixa (retângulo composto de células).

  • Mover
    Você pode mudar a apresentação da sua planilha, sem ter de digitar tudo novamente, reposicionando uma faixa.

  • Copiar
    Muitas vezes, trechos da planilha ou fórmulas devem aparecer mais de uma vez.

  • Formatar
    Uma faixa contendo números pode ser formatada para exibí-los no formato 999.999,00 com duas casas decimais. Isto significa que se o usuário digitar 5237, automaticamente aparecerá 5.237,00.

  • Proteger
    As planilhas eletrônicas também oferecem um recurso para proteção de faixas de células. Imagine que você teve um trabalho imenso para digitar 137 fórmulas em sua planilha. Protegê-las é interessante, pois evitará acidentes e perda das fórmulas.

  • Inserção de Linhas e Colunas
    Caso você deseje inserir um novo corretor na sua planilha e sendo seu nome Carlos, este deveria estar entre Antônio e Marcos de modo a manter a ordem alfabética. As planilhas eletrônicas permitem a inserção de uma linha inteira. Supondo que você deseje acrescentar, para cada corretor, um código, você necessitará de mais uma coluna. Imagine o trabalho que você teria, se estivesse fazendo isto com caneta e papel!

 

Uso de Funções

Antes de definir, vamos a um exemplo que ilustrará melhor o significado de função. Observe a fórmula (na planilha Excel) para calcular a média das notas de um aluno.


Curso Básico de Excel - Função Média

 

Agora, imagine se a fórmula tivesse que ser escrita para calcular a média de 200 notas!
Não ficaria imensa?
Será que se, ao invés de escrevermos (A4+B4+C4+D4)/4 , pudéssemos escrever MÉDIA(A4..D4), não ficaria bem mais simples? Na verdade isto funciona. As planilhas eletrônicas são dotadas de funções que são fórmulas pré-programadas pelo fabricante do produto. As funções são compostas de um nome e de argumentos, que são valores que você oferece para o aplicativo fazer os cálculos.

Como as planilhas eletrônicas são usadas pelos mais variados tipos de profissionais, como médicos, engenheiros, administradores, pesquisadores em geral, você não deverá se preocupar em estudar todas as funções oferecidas pelo produto. Em geral, um Curso Básico de Excel abrange algumas funções básicas, como Soma e Média.

 

 

Gerenciamento de Arquivos

As planilhas podem ser gravadas em disco, como um arquivo. Além de gravar e recuperar, uma planilha eletrônica deverá permitir as seguintes funções:

  • Adicionar planilhas
    Suponha que você tenha planilhas com cabeçalhos idênticos, variando apenas os dados, e que estes dados se refiram, em cada planilha, a um mês do ano. Ao final do ano você poderá obter a somatória de todas estas planilhas numa outra.

  • Subtrair planilhas
    De modo análogo, você também poderá fazer o inverso.

  • Importar planilhas
    Um arquivo produzido por um software poderá ser lido por outro, de outro desenvolvedor (o Excel, ler uma planilha do Quattro).
    Os softwares de planilha permitem a importação de arquivos.

  • Impressão de Relatórios
    As planilhas eletrônicas permitem a impressão de relatórios com partes da planilha, mantendo inclusive outros recursos, como os dos editores de textos (fontes, margens, cabeçalhos e rodapés).

 

Gerenciamento de Banco de Dados

Para que você compreenda, vamos fazer um paralelo com o Banco de Dados de um escritório tradicional de uma loja, sem computador, onde tudo é registrado em fichários.

O Banco de Dados é todo o conjunto destes fichários. Uma loja precisa ter os fichários de cadastro de clientes, fornecedores, vendedores, pedidos, produtos que revende, das contas (a receber e a pagar)...

Um Gerenciador de Banco de Dados é um programa que ajuda a organizar tudo isto no computador.
As planilhas eletrônicas, incluindo o Excel, costumam trazer os principais recursos dos gerenciadores de banco de dados, que são:

  • modificação de estrutura
  • classificação dos registros (ordem alfabética, numérica, ascendente, descendente)
  • pesquisa de registros

 

 

 

Criação e Exibição de Gráficos

Grande parte das tabelas são desenvolvidas com a intenção da geração de gráficos.

Com facilidade podemos obter, a partir de faixas da planilha, gráficos de vários tipos.

 

Curso Básico de Excel - Gráfico

 

Veja os exemplos, ao lado, de gráficos que foram gerados pelo Excel, a partir da planilha ao lado...

 

Gráfico de Barras

Curso Básico de Excel - Gráfico de Barras

 

Gráfico Tipo Torta

Curso Básico de Excel - Gráfico Torta (Pizza)

 

Gráfico de Linha

Curso Básico de Excel - Gráfico Linha

 

 

Exemplos de Planilhas

A seguir alguns exemplos para a aplicação de softwares do tipo Planilha Eletrônica. Todos eles realizados no Excel. No Curso Básico de Excel você terá oportuniade de construí-las.

 

Fluxo de Caixa

Aplicação: você pode controlar o caixa de sua empresa, criando uma planilha em muito pouco tempo.

Não é necessário o uso de nenhuma função e a fórmula é simples:


Curso Básico de Excel - Fluxo de Caixa

 

Atualização de Tabela de Preços

Aplicação: numa situação em que os preços de custo dos produtos variam muito, você poderá obter a tabela de preços atualizada em poucos segundos.

Situação 1: o preço de venda é sempre o preço de custo acrescido de um percentual fixo:

 

Curso Básico de Excel - Tabela de Preços 1

 

Situação 2: o preço de venda é obtido com percentuais distintos para cada produto:

Observe que foi inserida uma coluna (Fator) para que cada produto tivesse uma margem de lucro diferente.

 

Curso Básico de Excel - Tabela de Preços 2

 

 

Pedido de Mercadoria

Aplicação: você pode preparar um "molde" para o cálculo e o preenchimento de pedidos.

Lançando-se o valor unitário e a quantidade de cada item, o softwtare calculará os totais por item e o total do pedido.

 

Curso Básico de Excel - Pedido de Mercadorias

 

Resultado de Classe de Alunos

 

Curso Básico de Excel - Planilha de Notas de Alunos

 

Aplicação: um professor (aquele, do curso de Excel) que necessite calcular a média dos alunos de uma classe, lançar as faltas e obter o resultado para cada aluno (aprovado ou reprovado) poderá criar uma planilha como a seguinte.

 

Funções utilizadas

No exemplo usamos as funções CONTAR e SE.

A função CONTAR devolve a quantidade de células preenchidas (não importa com o que) em um determinado intervalo (faixa). Usamos aqui, para a obtenção do número de faltas de cada aluno.

A função SE preenche a célula com um ou outro valor, dependendo se determinada condição é verdadeira ou falsa. Foi aplicada para preencher as células com "aprovado" ou "reprovado", dependendo da média e da freqüência.

 

No exemplo, a função SE poderia ser aplicada de uma das formas seguintes:

a. sem levar em conta o número de faltas (como critério de aprovação): SE( MÉDIA >= 5 ; "aprovado" ; "reprovado" )

b. levando em conta as faltas: SE( MÉDIA >= 5 ;SE(FALTAS<=3; "aprovado";"reprovado") ; "reprovado")

 

 

Folha de Pagamento

 

Aplicação: para uma empresa com poucos funcionários podemos economizar muito, fazendo a folha de pagamento através de uma planilha eletrônica. Não somente a listagem, mas também os holerites.

 

Funções:
No exemplo foi usada a função SE para obtermos o percentual correto de acordo com o salário bruto do funcionário (partindo da hipótese que o desconto de INSS é de 8% para salários até R$ 1.000,00 e de 10% para salários acima de R$ 1.000,00.

 

Curso Básico de Excel - Folha de Pagamento

 

Também foi usada a função SOMA para obtermos o total do intervalo dos salários líquidos.

 

Vendas da Empresa

Curso Básico de Excel - Vendas

Aplicação: anotando as vendas de sua empresa no decorrer dos anos, você poderá fazer análises interessantes, através da criação de gráficos!

Com um curso básico de Excel você já conseguirá produzir planilhas como estas.

 

 

Fatia de Mercado

Curso Básico de Excel - Fatia de mercado

Aplicação: você pode usar um gráfico tipo "torta" para enfatizar a posição de determinado produto no mercado.

Veja o exemplo, simulando o número de cópias vendidas de cada editor de textos em um certo país:

 

Desempenho de Vendedores

Curso Básico de Excel - Vendedores

Aplicação: você pode analisar e comparar os desempenhos dos seus vendedores no decorrer do ano.

 

 

Aplicação de design

Com a aplicação de técnicas de design, as planilhas podem ter uma apresentação menos "dura", tonando-se mais atrativas para quem as avalia.

Curso Básico de Excel - Design

O Curso Básico de Excel não aborda design. No entanto, você poderá usar alguns modelos "pré-fabricados". Mas se gostar da idéia, poderá fazer um Curso de Design Gráfico, ou, quem sabe, até mesmo um Curso de Web Design.

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